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網絡視頻會議系統包括軟件網絡視頻會議系統和硬件網絡視頻會議系統。它是指在不同地方的兩個或兩個以上的個人或團體，通過現有的各種電信傳輸媒介，將人的靜態和動態的圖像、聲音、文字、圖片等資料分發給每個用戶的電腦，使地理上分散的用戶聚集在一個地方，通過圖形、聲音等方式交流信息，增強雙方對內容的理解能力。目前，視頻會議正逐步向多網協同、高清化發展。

一般的網絡視頻會議系統包括MCU多點控制器(視頻會議服務器)、會議室終端、PC桌面終端、電話接入網 關、網守等。各種終端連接MCU進行集中交換，形成視頻會議網絡。此外，語音會議系統允許所有桌面用戶通過PC參與語音會議，這是視頻會議的衍生物。目前語音系統也是多功能視頻會議的參考條件。

隨著互聯網的發展，人們對信息交流的要求越來越高。為了滿足靈活多變的信息交換需求，智能辦公硬件應運而生。網絡視頻會議系統很大地優化了企業的日常運作模式，為企業在互聯網時代提供了一種全新的合作方式。

召開遠程視頻會議是網絡視頻會議系統的基本應用功能。基本模式是將分布在不同地方的所有會場通過通信網絡連接起來，各個會議終端采集各個會場的視音頻信號并進行相應的壓縮。然后將數字視音頻碼流通過網絡傳輸送到MCU，再由MCU對視音頻碼流進行處理，將主會場或演講會場的視音頻碼流傳輸到各個分會場，解碼后輸出到會場顯示。

任何一個會場在得到管理層允許的情況下都可以申請成為主會場，一次只能有一個主會場。作為主會場，可以叫一個分會場發言，讓其他所有會場都能看到發言會場的形象。也可以選擇自己想看的會場，同時可以強行退出任意會場或者結束會議。如果想在非主會場發言，可以向主會場申請。申請的信號會在主會場發出，主會場會批準演講場地。

電話接入網 關的用戶可以在移動中通過電話或手機直接加入視頻會議，這對于在中國經常出差的人來說尤其重要。可以說，它將成為未來視頻會議不可或缺的功能。

MCU是網絡視頻會議系統的核心部分，為用戶提供群組會議和多群組會議的連接服務。目前主流廠商的MCU一般可以在單機上提供64個用戶的接入服務，并且可以級聯，基本可以滿足用戶的要求。MCU的使用和管理不要太復雜，讓客戶的技術部門甚至行政部門的普通員工都可以操作。

為用戶會議室提供大中小會議室終端產品。該設備配有攝像頭和遙控鍵盤，可以通過電視或投影儀顯示。用戶可以根據場地大小選擇不同的設備。一般會議室設備都配有專門的攝像頭進行視頻跟蹤，可以遙控前后左右旋轉，覆蓋參加會議的任何人任何事。